Jak rozliczyć VAT w 2013 r.

Zmiana momentu powstania obowiązku podatkowego, jaka weszła w życie z początkiem 2013 r., wprowadzona tzw. ustawą deregula- cyjną, dotyczy w zasadzie metody kasowej. Nadal zatem mamy w zasadzie 3 metody rozliczania podatku VAT: miesięczną i kwartalną memoriałową (na zasadach ogólnych) oraz kasową kwartalną.

Zacznijmy jednak od omówienia zmian zasad stosowania metody kasowej, jakie nastąpiły w bieżącym roku.

Mały podatnik i metoda kasowa

Z metody kasowej może skorzystać podatnik posiadający statut małego podatnika. Może on także wybrać zasady ogólne. W obydwu tych przypadkach istnieje możliwość rozliczenia VAT-u kwartalnie na podstawie deklaracji VAT-7K.

Przypomnijmy więc, kto może zostać małym podatnikiem. Podstawę uzyskania takiego statutu stanowi wysokość uzyskanego obrotu brutto – co ważne, do wysokości tej nie są brane przychody z odpłatnego świadczenia usług lub dostawy towarów poza terytorium kraju, gdyż te, według ustawodawcy, nie podlegają definicji sprzedaży. I tak limit owego obrotu to sprzedaż w poprzednim roku podatkowym nieprzekraczająca kwoty stanowiącej równowartość 1 200 000 euro, a dla prowadzących przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzających funduszami inwestycyjnymi, będących agentem czy zleceniobiorcą – 45 000 euro, przeliczonego na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego (czyli w 2013 r. odpowiednio w złotych wynosi on 4 922 000 zł i 200 000 zł).

Istnieją też pewne przypadki, w których metoda kasowa nie może zostać zastosowana, a mianowicie:

Wiemy już, kto może skorzystać z metody kasowej, przejdźmy więc do tego, jak ją rozliczyć. I tu właśnie zaszły najważniejsze zmiany.

Rozliczenie podatku należnego w metodzie kasowej

Od 2013 r. obowiązek podatkowy w odniesieniu do dostaw towarów i świadczenia usług przez małego podatnika powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty. Przypomnijmy, że do końca 2012 r. termin ten następował z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później jednak niż 90. dnia, licząc od dnia wydania towaru albo wykonania usługi. Zmiana ta nastąpiła zdecydowanie na korzyść podatnika, ponieważ brak zapłaty zwalnia podatnika z zapłaty podatku należnego od sprzedaży. Jednakże istnieje tu pewne ograniczenie, a mianowicie dotyczy to tylko świadczeń na rzecz czynnych podatników VAT. W przypadku pozostałych (np. podatnika zwolnionego z VAT lub osób niebędących podatnikami) termin minimalny został zachowany, jednakże uległ wydłużeniu do 180 dni.

Rozliczenie VAT naliczonego przy metodzie kasowej

Podatnik korzystający z metody kasowej uzyskuje prawo do odliczenia VAT, jeżeli sam uregulował całą należność lub jej część, ale nie wcześniej niż z dniem otrzymania faktury.

Zapłata w części należności powoduje odliczenie od podatku należnego tylko kwoty podatku należnego odpowiadającej tej uregulowanej części.

A czy są sytuacje, gdy będą miały zastosowanie „stare” zasady?

Niestety, są. W przypadku sprzedaży dokonanej jeszcze w 2012 r., do której do tego czasu nie powstał obowiązek podatkowy, należy zastosować zasady obowiązujące do 31 grudnia 2013 r., czyli z zachowaniem 90-dniowego terminu od dnia sprzedaży, po którym należy opodatkować wydanie towaru.

Natomiast w przypadku nabyć „stare” zasady będą miały zastosowanie do faktur otrzymanych do 31 grudnia 2012 r. i dokumenty zostaną ujęte w kwartale, w którym nastąpiło całkowite rozliczenie.

Od i do kiedy można stosować metodę kasową?

Warto pamiętać, że o wyborze metody kasowej należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, za który będzie stosowana metoda kasowa, albo poprzez aktualizację danych w zgłoszeniu VAT-R, albo za pomocą odrębnego pisma. Z uwagi, iż ustawa wprowadzająca te zmiany została uchwalona pod koniec roku i nie dawałaby podatnikowi za dużo czasu do namysłu, termin ten został wydłużony do 15 stycznia 2013 r., dlatego podatnicy, którzy do tej pory nie stosowali tej metody, muszą we wspomnianym terminie pisemnie zawiadomić o chęci jej stosowania naczelnika swojego urzędu. Natomiast od podatników, którzy dotychczas stosują takową metodę, nie jest wymagane dodatkowe zgłoszenie.

Jeżeli zadeklarowaliśmy chęć korzystania z metody kasowej, to trzeba ją stosować przez okres co najmniej 12 miesięcy i tu również konieczne jest pisemne zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca kwartału, w którym stosował tę metodę. I tu także wystarczy aktualizacja formularza VAT-R.

Można również utracić prawo do korzystania z tej metody w przypadku utarty statusu małego podatnika, począwszy do rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczono kwotę limitu. Należy tu zwrócić szczególną uwagę na sytuację, w której w 2012 r. podatnik nie przekroczył obowiązującego za ten rok limitu i miał prawo do stosowania metody kasowej, a mimo to może od stycznia 2013 r. utracić status małego podatnika ze względu na obniżenie poziomu tego limitu obowiązującego na 2013 r.

Metoda memoriałowa – miesięczna i kwartalna

Zasady sprowadzają się do ujęcia momentu obowiązku podatkowego w dniu wystawienia danej faktury potwierdzającej sprzedaż. Zasada prosta - wydałeś towar lub wyświadczyłeś usługę, płacisz podatek, nie ma tu znaczenia, że nie otrzymałeś zapłaty. Nic w tym zakresie nie zmieniło się w nowym roku.

Tak samo jak w poprzednich latach, w roku 2013 możesz dokonywać wyliczenia zobowiązania podatkowego miesięcznie na formularzu VAT-7 oraz kwartalnie przy użyciu deklaracji VAT-7K (dla małych podatników) lub VAT-7D (dla pozostałych przedsiębiorstw) do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym odpowiednio miesiącu czy kwartale.

Duże przedsiębiorstwa i te mniejsze, ale nie posiadające statusu małego podatnika, a chcące rozliczać się kwartalnie, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczenia, zobowiązane są do wpłacana zaliczki. Dokonują tego odpowiednio za pierwszy i drugi miesiąc kwartału w wysokości 1/3 kwoty należnego zobowiązania podatkowego wynikającego z deklaracji podatkowej złożonej za poprzedni kwartał rozliczeniowy.

A co w sytuacji, gdy w rozliczeniu za poprzedni kwartał nie wystąpi zobowiązanie lub miała miejsce nadpłata podatku naliczonego nad należnym? Wybór należy do podatnika: albo nie zapłaci on w ogóle zaliczki na podatek za dany kwartał, albo wpłaci ją w wysokości faktycznego rozliczenia za miesiąc rozliczenia.

W trzecim miesiącu danego kwartału podatnik nie oblicza już zaliczki. Sporządza deklarację VAT-7D, do urzędu wpłaca różnicę pomiędzy zobowiązaniem wynikającym z deklaracji podatkowej a wpłaconymi zaliczkami, lub też ma miejsce nadpłata, gdy wpłacone zaliczki przekroczą wyliczone zobowiązanie.

Gdy wcześniej podatnik rozliczał się miesięcznie, zaliczki wylicza na podstawie danych z ostatniego kwartału, w którym nastąpiło miesięczne rozliczenie, odpowiednio za pierwszy i drugi miesiąc. Jeżeli cyklicznie występują znaczne rozbieżności w wysokości zobowiązań podatkowych w poszczególnych kwartałach – by uniknąć nadpłat, podatnik może wpłacać zaliczki w wysokości faktycznego rozliczenia, pod warunkiem że zawiadomi o tym fakcie pisemnie naczelnika urzędu skarbowego najpóźniej z chwilą wpłaty zaliczki za pierwszy miesiąc pierwszego kwartału, od którego zaliczki będą wpłacane w faktycznej wysokości. I w taki sposób powinien wpłacać zaliczki przez co najmniej dwa kwartały. Po ich upływie można zrezygnować i automatycznie wpłacać zaliczki w wysokości 1/3 należnego zobowiązania za poprzedni kwartał, już bez zawiadamiania naczelnika. Takie elastyczne przejścia pomiędzy sposobem wyliczania zobowiązania to niewątpliwie zaleta, zwłaszcza w sytuacji, gdy wysokość zaliczek za pierwsze miesiące kwartału wyliczona na podstawie zobowiązania z poprzedniego okresu będzie przekraczać faktyczną wysokość zobowiązania.

Jaki więc termin wybrać?

Wszystko zależy od tego, czy przez dłuższy okres więcej sprzedajemy i tym samym wykazujemy nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym i w związku z tym płacimy VAT (wówczas lepsza wydaje się metoda kwartalna, gdyż tym samym dokonujemy przesunięcia terminu jego zapłaty), czy też więcej kupujemy i wykazujemy nadpłatę podatku VAT (w takiej sytuacji korzystniejsza okazuje się metoda miesięczna, bo nie powoduje wydłużenia oczekiwania na jego zwrot).

Kiedy należy zawiadomić naczelnika o wyborze danej metody?

Mały podatnik ma na to czas najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który po raz pierwszy złoży kwartalną deklarację podatkową. Natomiast gdy w trakcie roku staje się on podatnikiem VAT, zawiadomienia tego dokonuje do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia wykonywania czynności opodatkowanych.

Zgłoszenia takiego dokonuje się na formularzu VAT-R. Na nim też aktualizujemy dane w przypadku rezygnacji lub utraty prawa do jej stosowania przy przekroczeniu limitu, pamiętajmy jednak, że czasu w takiej sytuacji mamy niewiele, bo tylko siedem dni od zaistnienia zamiany. Dodatkowo, gdy już wybraliśmy rozliczenie kwartalne, musimy stosować je przez co najmniej cztery kwartały. Przejście na miesięczne rozliczenie również podlega zgłoszeniu do naczelnika do dnia złożenia deklaracji VAT za pierwszy miesiąc rozliczania, nie później niż w dniu złożenia tej deklaracji.

Zmiana w ujęciu faktur od małego podatnika

Stosujący metodę memoriałową muszą zwrócić szczególną uwagę na dokumenty otrzymane od małego podatnika (kiedyś oznaczone symbolem „faktura VAT-MP”, dziś określeniem „metoda kasowa”). W takim przypadku ważne jest prowadzenie kontroli zapłat, gdyż takie możemy uwzględnić w rozliczeniu podatku VAT dopiero w tym miesiącu, w którym zostały zapłacone w całości lub w części. W przypadku faktur z zeszłego roku zapłata musi nastąpić w całości, a jeśli od daty dostawy minęło 90 dni, wówczas także niezapłacone nabycia od MP możemy ująć do rozliczenia VAT.

Obowiązkowe korekty VAT

W przypadku nieotrzymania zapłaty za wystawione faktury od kontrahenta, który nie jest w trakcie podstępowania upadłościowego lub likwidacji (tzw. „ulga za złe długi”), przysługuje prawo korekty podatku po upływie 150 dni od terminu płatności. W latach poprzednich było to 180 dni. W odróżnieniu od poprzednich zasad, nie trzeba już zawiadamiać dłużnika o zamiarze skorygowania podatku. Wystarczy na deklaracji VAT-7/7K/7D wykazać chęć skorzystania z takowego uprawnienia, a na załączniku VAT-ZD szczegółowo określić korygowane pozycje. W formularzu tym wpisuje się dane identyfikacyjne wierzyciela i dłużnika, numery faktur, daty ich wystawienia, daty upływu terminu płatności oraz kwoty korekty podstawy opodatkowania i podatku należnego. Nie ma również obowiązku zawiadamiania dłużnika o dokonanej już korekcie i przesyłania kopii takiego zawiadomienia do organu podatkowego. W przypadku uregulowania przez kontrahenta całości lub części należności już po złożeniu deklaracji z ową ulgą – tu zmiany nie ma, nadal należy zwiększyć podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego adekwatnie do zapłaconej kwoty oraz dokonać korekty w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana przez kontrahenta lub podatnik sprzedał wierzytelność innej firmie.

Nowością jest także obligatoryjna konieczność, pod karą sankcji w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego podlegającego korekcie, korekty podatku naliczonego w przypadku niezapłacenia należności wynikających z otrzymanych faktur zakupowych. Termin korekty jest taki sam, czyli 150 dni od terminu płatności. Zgodnie z nowymi przepisami korekta powinna być dokonana w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 150. dzień od dnia upływu terminu płatności. Korekty podatku należy więc dokonać w bieżącej deklaracji, a nie jak dotychczas w okresie rozliczeniowym, w którym pierwotnie odliczony został podatek wynikający z niezapłaconej faktury. Przed korektą chroni jedynie zapłata należności najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 150. dzień od dnia terminu płatności. Jeżeli jednak płatności dokonano już po wykonanej wcześniej korekcie, jak dotychczas istnieje możliwość powrotnej korekty zwiększającej podatek naliczony w całości lub części w zależności od uregulowanej kwoty.

Konieczność w przypadku zakupów i prawo w przypadku sprzedaży dotyczą także dokumentów z zeszłego roku, których nieściągalność została uprawdopodobniona w 2013 r., co oznacza, że nowe zasady będą miały zastosowanie do nieuregulowanych należności z terminem płatności określonym w umowie lub na fakturze na dzień 4 sierpnia 2012 r. lub późniejszy.

Nowy rok – nowe wzory deklaracji VAT

Od stycznia 2013 r. rozliczenia zobowiązania podatkowego należy dokonać na nowych wzorach deklaracji VAT. I tak, formularz VAT-7 obowiązuje we wzorze 13, VAT-7K – 7, a VAT-7D – 4. Wszedł w życie również całkiem nowy formularz zawiadomienia VAT-ZD, który ma posłużyć do zawiadomienia o dokonanej korekcie VAT w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Zmiany w deklaracjach VAT-7 mają charakter techniczny i są związane z koniecznością dostosowania ich do załącznika VAT-ZD.

Upewnijmy się więc, czy posiadany program księgowy dostosowany jest do zmian w rozliczeniach podatku VAT.

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ost. zm. Dz.U. z 2012 poz. 1342);
  2. Ustawa z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. z 2012 r. poz. 13240);
  3. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie wzorów deklaracji podatkowych dla podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2012 r. poz. 1550);
  4. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie wzoru zawiadomienia o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego (Dz.U. z 2012 r. poz. 1415).

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów