Książka przychodów i rozchodów SKP Format posiada rekomendację Polskiego Towarzystwa Ekonomicznego

Więcej niż księga przychodów i rozchodów

Doskonałe narzędzie zarówno dla małych i średnich przedsiębiorstw, jak i biur rachunkowych

Jedyny sposób, aby poprawnie ujmować VAT oraz koszty, zgodnie z nowymi przepisami od 2013 r.

Prowadzenie kontroli zapłat nie było dotychczas obowiązkiem podatników podatku dochodowego i dlatego też niejednokrotnie firmy nie poświęcały na to czasu.

Data publikacji: 20.01.2013

Do tej pory monitoring zobowiązań i należności stanowił konieczność jedynie dla tych płatników podatku VAT, którzy wybrali kasową metodę jego rozliczenia, lub handlujących z tzw. małymi podatnikami.

Tylko nieliczne firmy dostrzegały potrzebę ustalenia prawidłowości ewidencji rozrachunków, uporządkowania tym samym rozliczeń ze swoimi partnerami handlowymi, co z kolei przyczyniało się zazwyczaj do bieżącej kontroli sytuacji finansowej firmy. Jednak na początku 2013 r. sytuacja się zmieniła i wspomnianą potrzebę powinni zauważyć wszyscy podatnicy, zarówno podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych, jak i podatku VAT. Weszła bowiem w życie Ustawa z dnia 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce (Dz.U. poz. 1342). Wraz z nią wprowadzono dodatkowe obowiązki dla podatnika, których niezachowanie grozi sankcją pieniężną. Utrzymano co prawda memoriałową (czyli zgodną z datą wystawienia) zasadę księgowania dokumentów, ale jeżeli nie zostaną one zapłacone, nie będą już stanowiły kosztów uzyskania przychodu, a tym samym pojawi się konieczność korekty zarówno podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Zwiększy się więc znaczenie rozrachunków, a tym samym dbałości o zachowanie odpowiednich adnotacji na fakturach zakupowych.

Aby nasi kontrahenci nie mieli problemów z weryfikacją dokumentów, a osoby księgujące nie napotykały trudności w uzyskaniu informacji, czy określona płatność została już dokonana, ważne jest, by programy fakturujące umożliwiały umieszczenie na dokumencie potwierdzającym sprzedaż adnotację „zapłacono… gotówką/przelewem/kartą płatniczą”. Nie będzie wystarczające stwierdzenie „forma płatności: gotówka” – w takich wypadkach konieczne stanie się uzyskanie od sprzedawcy dokumentu KP lub ręcznego jej opisania, np. poprzez umieszczenie na nim stwierdzenia: „opłacona gotówka w dniu… w kwocie…”. Należy także pamiętać o przekazywaniu swoim księgowym wyciągów bankowych, bo tylko te są prawnym dokumentem księgowym, a także o bezwzględnym przestrzeganiu terminów faktur płatnych przelewem.

Kontrola zapłat i rozliczeń

Pomocnym w tym zakresie może być używany program księgowy, który wyeksponuje niezapłacone i niedopłacone dokumenty, pokaże zbliżający się termin płatności, a po jego upływie poinformuje o liczbie zaległych dni. W razie potrzeby pozwoli także wyfiltrować dokumenty bez jakichkolwiek zapłat – niedopłaconych, ale także tych przepłaconych, łącznie z uwzględnieniem ich szczegółowych terminowości. Program taki powinien dać możliwość analizy zobowiązań i należności dla poszczególnych kontrahentów, zawierać historię dokonanych transakcji, informować o aktualnym stanie środków pieniężnych, dzięki czemu możliwe stanie się lepsze zaplanowanie wydatków.

Ważne, by był pomocny także w przestrzeganiu prawidłowości dokonania i wyliczania samego terminu korekty. Podatnicy podatku PIT są bowiem zobowiązani niezwłocznie po upływie 30 dni od daty terminu płatności dokonać wyksięgowania niezapłaconych faktur lub innych dokumentów ujętych wcześniej w ewidencji przychodów i rozchodów. Przed korektą nie uchroni także wydłużanie terminów płatności, ponieważ gdy termin płatności jest dłuższy niż 60 dni, korekty dokonuje się w ciągu 90 dni od dnia zaliczenia kwoty z owego dokumentu do kosztów uzyskania przychodów. Od programu księgowego powinno się oczekiwać nie tylko tego, by wskazywał datę wystąpienia korekty, przestrzegając wymienionych wyżej zasad, ale także tego, by uprzedził nas wcześniej i np. 7 dni przed jej wystąpieniem zasygnalizował o zbliżającym się terminie.

Korekty dokonuje się w stosunku do kosztów ujętych w 2013 r. W przypadku faktury lub innego dokumentu sprzed 1 stycznia 2013 r. nowe zasady nie będą miały zastosowania, nawet wtedy, gdy termin płatności przypada na 2013 r. i korekta wówczas nie wystąpi. Takowy program powinien dokonać korekty kosztów podatkowych zarówno w przypadku, gdy podatnik nie zapłacił całej kwoty, jak też wtedy, gdy uregulowano dane zobowiązanie tylko w części. Zmniejszenie kosztów podatkowych zostanie dokonane w odniesieniu do tej kwoty, która nie została zapłacona, do korekty powinna więc zostać przyjęta kwota netto wynikająca z niezapłaconej części. W takiej sytuacji podatnik powinien zaksięgować dokument korekty na takie samo konto jak faktura pierwotna, ale bez powiązań z ewidencją VAT, wyksięgowując w ten sposób z kosztów poprzedni zapis. Korektę kosztów dokona do poziomu całkowitych kosztów uzyskania przychodów miesiąca, w którym takowa występuje. W sytuacji, gdy w miesiącu korekty poziom kosztów uzyskania przychodów byłby niewystarczający i z działań rachunkowych wystąpił poziom ujemny, ta część niemająca pokrycia w kosztach zostanie zaksięgowana do przychodów na konto z 8. kolumną księgi.

Istotne jest, by wszystkie te działania odbywały się automatycznie, co odciąży od konieczności sprawdzania stanów kosztów danego miesiąca, ręcznego księgowania poprzez przepisywanie niemal tych samych wartości. Jednocześnie warto zwrócić uwagę na fakt, iż to podatnik powinien mieć pełną kontrolę i decydować o wystąpieniu takowego księgowania.

Korekta VAT

Kolejnym terminem niezbędnym do przyswojenia przez prowadzącego firmę jest korekta VAT zarówno należnego (tzw. ulga za złe długi), jak i naliczonego. I tak nieuregulowanie zobowiązania wynikającego z dokumentu zakupowego wiąże się z obowiązkiem wykonania takowej korekty po 150 dniach od daty upływu jego terminu płatności. Natomiast w przypadku nieotrzymania należności z naszej faktury sprzedażowej możemy skorzystać z prawa jego odliczenia. W odróżnieniu od poprzedniej ta korekta dotyczy również dokumentów z roku 2012, ale tylko takich, których 150. dzień od dnia upływu terminu płatności przypada w 2013 r., czyli termin płatności upływa najpóźniej 04.08.2012 r.

Korekty VAT w przypadku nieuregulowania zobowiązania mają zastosowanie zarówno w sytuacji, gdy nie zapłacono całej kwoty, jak i wtedy, gdy uregulowano zobowiązanie/należność tylko w części. Zmniejszenia VAT należy zatem dokonać w odniesieniu do tej kwoty, która nie została zapłacona. Przyjmując do korekty kwotę netto i podatek od niej wynikający z niezapłaconej kwoty, dokument korekty powinien zostać na polecenie użytkownika programu komputerowego zaksięgowany na takie samo konto jak faktura pierwotna (kosztowe lub sprzedażowe), ale bez uwzględnienia w księdze podatkowej.

W przypadku, gdy po dokonaniu korekty kosztów czy też VAT zostanie uregulowane zobowiązanie (otrzymana należność wcześniej skorygowana z podatku VAT należnego) w całości lub w części, wówczas odliczoną kwotę ponownie można w miesiącu jej uregulowania uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu i odpowiednio do ewidencji VAT, ale tylko w zapłaconej części. Ważne jest więc, by program umożliwiał zaksięgowanie kwotą netto wynikającą z zapłaconej kwoty, wyliczonej metodą „w stu”, a w przypadku wykonanej wcześniej korekty VAT także podatek od tej kwoty.

Wybieramy program

Wybierając program księgowy, warto więc sprawdzić, czy umożliwia on stałą kontrolę terminów rozliczeń – ważne będzie to zarówno dla samorozliczających się firm, jak i dla biur rachunkowych, gdyż staną one przed koniecznością opracowania i wdrożenia sprawnego systemu monitorowania dokonywanych płatności.

Aby omówiony wyżej zapis ustawowy nie spowodował znacznych utrudnień w pracy związanych ze zwiększeniem obowiązków ewidencyjnych (zwłaszcza że przepisy określają różne momenty wykonania korekty kosztów czy przychodów, inne przy rozliczaniu podatków dochodowych i inne dla potrzeb podatku od towarów i usług), należy zadbać, by posiadany program posiadał stosowną modyfikację w tym zakresie. Programem, który sprosta tym potrzebom, jest SKP® Super Księga Podatkowa produkcji Biura Informatyki Stosowanej FORMAT. To od wielu lat ceniony na rynku program księgowo-podatkowy usprawniający codzienną pracę w małych i średnich firmach czy biurach rachunkowych rozliczających się za pomocą księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtu. Jego stała aktualizacja daje pewność bycia na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami prawnymi, a prowadzącym podatkową książkę przychodów i rozchodów pozwala oszczędzić czas. Sprawia, że nowe przepisy okazują się nie takie straszne, a stała kontrola należności nie stanowi przykrego obowiązku.

Program dostarcza także ważnych informacji dla sprawnego funkcjonowania firmy. Poprowadzimy w nim wszelkie potrzebne rozliczenia płatności dzięki możliwości założenia wielu rodzajów kont zapłatowych, osobno np. bank czy kasa. Kartoteki takich kont tworzone są automatycznie i na bieżąco, tak więc te pożyteczne informacje uzyskujemy bez dodatkowego nakładu pracy. Ich salda poinformują nas o stanie rozliczenia obrotów danego miesiąca. Dowiemy się, czy należy spodziewać się jeszcze wpływów, czy może mamy niezrealizowane płatności. Bezproblemowo przejdziemy też przez cały proces korekty, poczynając od wyliczenia jego terminu (o czym poinformuje nas program z siedmiodniowym wyprzedzeniem, stale aktualizowanym wraz z upływem dni, aż do momentu, gdy korekta stanie się wymagana), poprzez możliwość wyksięgowywania dokumentów wykonaną na polecenie użytkownika, automatycznie kontrolując przy tym stan kosztów danego miesiąca i odpowiednio dobierając rodzaj księgowania, ujmując we właściwej kolumnie kosztowej lub przychodowej księgi podatkowej. Dzięki programowi ponownie ujmiemy dokument do danej ewidencji już podczas samego rozliczenia płatności, by nie zapomnieć o jej dokonaniu, nie zakłócając przy tym obrotów danego kontrahenta i kont zwykłych.

Autor:
Ewelina Mandziuk
Specjalista ds. finansów